Factuurdatum en leverdatum: wanneer stuur je je factuur?
De factuurdatum hoort bij het uitreiken van de factuur, de leverdatum bij het geleverde werk. De vervaldatum geeft aan wanneer je betaling verwacht. Controleer deze gegevens afzonderlijk.
Drie datums, drie verschillende vragen
Bij het invullen van een factuur lijken datums kleine details. Toch vertellen ze elk iets anders. Wanneer is het document uitgereikt? Wanneer heb je geleverd? En wanneer moet de klant betalen? Als je die vragen los beantwoordt, wordt je factuur beter te controleren.
De leverdatum is dus niet automatisch de dag waarop je achter je laptop gaat zitten. De vervaldatum is evenmin een vervanging voor de factuurdatum. Een duidelijk sjabloon helpt vooral wanneer je eerst de onderliggende gebeurtenissen controleert.
Een voorbeeld aan het einde van de maand
Stel: je rondt een ontwerpklus af op 28 oktober en maakt en verstuurt de factuur op 2 november. In dit eenvoudige voorbeeld vermeld je het geleverde werk met de juiste leverdatum en krijgt het uitgereikte document de factuurdatum van 2 november. Je vult niet automatisch overal 2 november in omdat de software die dag voorstelt.
Gaat het om werkzaamheden gedurende een periode, beschrijf dan ook die periode helder. Denk aan ondersteuning in oktober of vier afgesproken adviesmomenten. Gebruik je opdrachtbevestiging, urenoverzicht of opleverbericht om na te gaan wat je precies factureert. Het voorbeeld hierboven behandelt één gewone opdracht, geen voorschot of bijzondere internationale situatie.
Wanneer moet je de factuur versturen?
KVK noemt voor de gebruikelijke facturering van geleverd werk als uiterste moment de vijftiende dag van de volgende maand. Dat is een uiterste termijn, geen advies om zolang mogelijk te wachten. Voor bijzondere situaties kunnen andere regels gelden. Controleer die voordat je een voorschot, doorlopende prestatie of buitenlandse opdracht volgens hetzelfde voorbeeld verwerkt.
Een vaste eigen routine kan helpen. Plan bijvoorbeeld na de oplevering meteen een controlemoment: zijn de juiste gegevens beschikbaar, klopt de omschrijving en weet je waar de factuur naartoe moet? Daarmee voorkom je dat je pas bij het opruimen van je mailbox ontdekt dat het document nog niet is verstuurd.
De betaaltermijn spreek je afzonderlijk af
De termijn voor het uitreiken van een factuur is iets anders dan de termijn waarbinnen je klant moet betalen. Leg je betaalafspraak duidelijk vast en neem die herkenbaar over op het document. Een zelfgekozen vervaldatum achteraf maakt een ontbrekende of afwijkende afspraak niet vanzelf duidelijk.
Vraag bij een nieuwe opdrachtgever naar de juiste ontvanger en eventuele inkoopreferentie. Een technisch goed document kan alsnog blijven liggen wanneer het op het verkeerde adres terechtkomt. Bewaar ook je eigen verzendbewijs: een lokaal opgeslagen pdf vertelt nog niet of de klant het document heeft ontvangen.
Een korte controle vóór verzending
- Vergelijk de omschrijving met de opdracht en de werkelijke levering.
- Controleer of de factuurdatum bij het uitreiken hoort.
- Vermeld de toepasselijke leverdatum of verduidelijk de gefactureerde periode.
- Neem de afgesproken betaaltermijn en betaalgegevens over.
- Controleer de ontvanger en bewaar het definitieve document en je verzendgegevens.
In de openbare factuurwizard kun je de opbouw verkennen. Controleer ook de nummering van je factuur en bekijk hoe de voorbeeldwizard werkt. De huidige voorpublicatie verstuurt je voorbeeld niet namens jou: zelfstandig bewaren en controleren blijft nodig.
Veelgestelde vragen
Is de factuurdatum hetzelfde als de leverdatum?
Niet altijd. Je kunt een opdracht op een andere dag afronden dan de dag waarop je de factuur uitreikt. Controleer beide gebeurtenissen.
Mag ik wachten tot de klant betaalt voordat ik factureer?
Gebruik betaling niet als vervanging voor je factureringsproces. Voor gewone opdrachten geldt een uiterste factureringstermijn; controleer bijzondere situaties afzonderlijk.
Betekent een opgeslagen pdf dat mijn factuur is verstuurd?
Nee. Een bestand op je eigen apparaat is geen verzendbewijs. Controleer hoe je het document daadwerkelijk aan de klant hebt aangeboden.
Verder lezen
- Factuurnummer opbouwen als zzp’er: zo kies je een reeks
- Vereenvoudigde factuur tot € 100: wat moet erop staan?
Verken de factuurwizard met je eigen voorbeeld. Controleer de gegevens voordat je een document gebruikt.
Bronnen
Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Met FactuurZZP maak je snel en eenvoudig professionele facturen. Zo houd jij meer tijd over voor wat je het liefste doet: ondernemen! Probeer FactuurZZP en ontdek hoe makkelijk factureren kan!